Reisvoorwaarden


 
Reisvoorwaarden
Als reisorganisatie zijn wij verplicht onze reisvoorwaarden op schrift te stellen en aan onze reizigers voor te leggen voordat ze definitief boeken.  Als reiziger ben je verplicht kennis te nemen van onze reisvoorwaarden. Als je het vakje op het boekingsformulier aanvinkt geef je aan dat je akkoord bent met de reisvoorwaarden.

Boeken
Boeken kan telefonisch, of per email. We hebben hiervoor je volledige naam nodig zoals die staat vermeld in je paspoort. Ook je geboortedatum, postadres, emailadres en telefoonnummer hebben we nodig. Op het boekingsformulier kun je je eigen gegevens, maar ook die van de eventuele mede-reiziger(s) invullen. Gelijk met de schriftelijke bevestiging van onze kant vragen we je ons je paspoortkopie te sturen zodat we de correcte gegevens hebben.

Reserveringskosten
Voor het reserveren brengen wij € 35,- per boeking in rekening. Dit bedrag is inclusief de verplichte € 15,- per boeking (tot maximaal €10.000,-) die wij afdragen aan het Garantiefonds GGTO.

Betaling
De aanbetaling van de boeking dient binnen één week te worden voldaan en bedraagt  minimaal € 250,- p.p. Het restant van de betaling dient acht weken voor de vertrekdatum op onze rekening te zijn bijgeschreven. Indien je binnen acht weken voor vertrek boekt dient het totaalbedrag per omgaande te worden betaald. Extra kosten of ongemakken die voortvloeien uit het te laat betalen van de reissom zijn de verantwoordelijkheid van de reiziger.
In specifieke gevallen kan om een hogere aanbetaling gevraagd worden. Bijvoorbeeld voor het boeken van tickets. Wij zullen je hierover tijdig informeren. Het exacte bedrag van de aanbetaling staat altijd op de factuur vermeld.
Heb je na je boeking nog aanvullende wijzigingen of wensen die het oorspronkelijke reisplan veranderen, dan brengen we daarvoor € 30,- wijzigingskosten in rekening. De extra kosten met betrekking tot hotelreserveringen of vlucht die deze wijziging met zich meebrengt zijn voor rekening van de boeker.
Bij niet tijdige betaling zal Saffraan Reizen, na sommatie, de reisovereenkomst ontbinden en geldt de regelgeving zoals die staat vermeld onder het kopje ‘annulering’. De betaling dient voldaan te worden op bankrekening
NL87 ABNA 0511349238.

Reissom en luchthavenbelasting

De reissom die staat vermeld op de website is gebaseerd op prijzen, heffingen en belastingen zoals die bekend waren ten tijde van de publicatie op de website. Mocht het aan de orde zijn, dan berekent Saffraan Reizen verhogingen van luchthavenbelasting en brandstoftoeslag  door aan de reiziger.

Offertes en reizen op maat
Een privérondreis die afwijkt van de aangeboden programma’s  op onze website of een reis op maat kan worden aangevraagd via het offerteformulier of via de email. 

Annulering
Annulering door de reiziger dient schriftelijk (of per email) te gebeuren.
Bij annulering is iedere reiziger de volgende bedragen verschuldigd:
• tot 56 dagen voor vertrek: 25% van de reissom, met een minimum van € 250,- per persoon
• van 56 tot 28 dagen voor vertrek: 50% van de reissom
• van 28 tot 14 dagen voor vertrek: 75% van de reissom
• bij annulering vanaf de 14e dag (inclusief) tot de dag van vertrek of later: de volledige reissom.
De annuleringskosten bedragen echter altijd minimaal het bedrag van de aanbetaling.
Het komt wel eens voor dat wij de vliegtickets direct bij boeken moeten laten printen en aan de luchtvaartmaatschappij moeten betalen. In dit geval berekenen wij de annuleringskosten van de vliegtickets plus de hierboven genoemde percentages. De annuleringskosten van de tickets wisselen per maatschappij en per ticket.

Garantieregelingen



Saffraan Reizen is aangesloten bij het Garantiefonds GGTO, het Garantiefonds voor Gespecialiseerde Touroperators. GGTO staat er garant voor dat je het reeds betaalde deel van je reissom terugkrijgt indien de touroperator in financieel onvermogen zou komen. Dit kan zijn vóór je vertrek maar ook tijdens je verblijf op locatie. Bovendien garandeert Garantiefonds GGTO tijdens je verblijf je terugreis indien de touroperator, als gevolg van financieel onvermogen, hiervoor niet meer kan zorgdragen. Door de touroperator wordt voor deze garantiestelling een vast bedrag van € 15,- per boeking in rekening gebracht aan de klant. Hiermee wordt het garantiefonds opgebouwd en onderhouden.
Lees meer over deze garantieregeling op de website van Garantiefonds GGTO.

Belangenorganisatie VvKR



Saffraan Reizen is aangesloten bij de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties. De VvKR komt op voor de belangen van kleine, vaak specialistische reisorganisaties. Via de VvKR bundelen we onze krachten en delen we onze expertise om zowel voor de reisorganisatie als de consument tot een zo groot mogelijke zekerheid en tevredenheid te komen. Lees meer hierover op de website van de VVKR.

Calamiteitenfonds

 
Saffraan Reizen is aangesloten bij de Stichting Calamiteitenfonds Reizen. De reizen die wij aanbieden vallen binnen de grenzen van de garantieregeling van het Calamiteitenfonds, onder de garantie van het fonds. Dit houdt in dat je als deelnemer aan een reis van Saffraan Reizen (een deel van) je reissom terugkrijgt indien wij de reis als gevolg van een (door het fonds vastgestelde) calamiteit niet of niet volledig kunnen uitvoeren.
Onder calamiteit wordt verstaan een door molest of natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis. Bekijk hier de volledige garantieregeling van het Calamiteitenfonds.
Tevens krijg je de eventuele noodzakelijke meerkosten vergoed indien wij, als gevolg van een dergelijke calamiteit, de reis moeten aanpassen of je vervroegd moeten repatriëren.
Op je factuur staat de consumentenbijdrage van € 2,50 die Saffraan Reizen afdraagt aan het Calamiteitenfonds vermeld.
Dit geldt alleen indien je de Nederlandse nationaliteit hebt en/of in Nederland woont.

Paspoorten en visa
Alle benodigde informatie over paspoorten en visa sturen we je toe na de boeking. Bij twijfels of onduidelijkheden kun je altijd per mail of telefoon contact met ons opnemen. We vragen je altijd ons je paspoortkopie te sturen zodat we de correcte gegevens hebben. Voor een aantal van onze bestemmingen heb je een visum nodig dat van tevoren geregeld dient te worden. Saffraan Reizen zal hiervoor zorgdragen, tenzij anders aangegeven. Bij sommige bestemmingen (bv. Iran) zullen we je een aantal weken voor vertrek vragen je paspoort aangetekend naar ons toe te sturen. Het wordt in de week voorafgaand aan je vertrek aangetekend, naar je postadres  teruggestuurd, of je krijgt het door ons persoonlijk overhandigd op Schiphol.
Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor het (tijdig) in bezit hebben van de juiste papieren (paspoorten, visa, werkgeversverklaringen, verzekeringsverklaringen, etc.). Kosten die voortvloeien uit het niet (tijdig) in bezit hebben van de juiste papieren zijn voor de reiziger zelf.

Vliegtickets
Het is belangrijk dat de namen op het ticket overeenkomen met de namen in het paspoort.
Als je boekt ontvang je een reserveringsoverzicht en de factuur. Het is van belang dat je deze goed controleert en contact opneemt met ons als de namen niet kloppen. Het is de verantwoordelijkheid van de reiziger dat de namen correct op het ticket staan.
Als de namen niet overeenkomen met het paspoort kan de luchtvaartmaatschappij je weigeren mee te nemen. Voor het wijzigen van de namen op vliegtickets berekenen de meeste luchtvaartmaatschappijen kosten. In sommige gevallen moet je zelfs een compleet nieuw ticket kopen. Deze kosten berekenen wij altijd door aan de reiziger. Daarop rekenen wij zelf € 30,- wijzigingskosten per ticket.
In de reisbescheiden zijn de zogenaamde e-tickets, elektronische tickets, opgenomen. Het e-ticket is een virtueel, papierloos ticket. We sturen je ook altijd een print van dit e-ticket. Onderaan het vluchtschema vind je de ticketnummers. Om in te checken heb je doorgaans alleen je paspoort nodig, maar soms wordt ook om je e-ticket gevraagd. Zorg dus dat je dit altijd bij je hebt.
Bij sommige luchtvaartmaatschappijen kun je via de website van de desbetreffende maatschappij vaak al een dag van te voren inchecken en je eigen boarding pass uitprinten.
We raden aan de vertrektijden te controleren op de website www.checkmytrip.com of via een lokaal reisbureau. Het kan voorkomen dat de vlucht op een ander tijdstip vertrekt.

Reis- en annuleringsverzekering
Iedere reiziger is verplicht een reisverzekering af te sluiten. Voorafgaand aan de reis vragen wij de naam van je verzekeringsmaatschappij en je polisnummer. Hierdoor kunnen wij adequate hulp verlenen als dit nodig mocht zijn.
Indien je door zwaarwegende omstandigheden de reis niet kunt maken, kun je een vergoeding krijgen via je annuleringsverzekering. Ook als je je reis eerder af moet breken, kun je een vergoeding krijgen voor de niet-genoten dagen. Voor nadere informatie hierover kun je je wenden tot je verzekeringsmaatschappij.
 
De verplichtingen van de reisorganisatie
Saffraan Reizen heeft de inspanningsverplichting de reis conform het reisprogramma te laten verlopen. Wij verplichten ons de reizigers onmiddellijk te informeren als er voorafgaand aan de reis onvoorziene wijzigingen in het programma c.q. de route ontstaan.
De reiziger ontvangt 4 weken voor de vertrekdatum inhoudelijke en praktische reisinformatie. Een week voor vertrek ontvangt de reiziger de tickets, hotellijst en eventuele deelnemerslijst. De hotellijst is gebaseerd op de reserveringen van de reisagent. Het kán voorkomen dat een hotel overboekt is of om een andere reden wijzigt gedurende de reis. We zoeken dan een vervangend hotel, indien mogelijk in dezelfde klasse. Wij boeken voornamelijk hotels in de 3* en 4sterrenklasse. Een opgrade naar 5* kan op aanvraag. De normering ten aanzien van een bepaalde sterklasse kan bij een aantal bestemmingen afwijken van de norm die wordt gehanteerd in West Europa. 

In het geval dat Saffraan Reizen aantoonbaar in gebreke is gebleven bij het waarmaken van de inspanningsverplichting en de reiziger daardoor schade heeft geleden, bedraagt een mogelijke vergoeding maximaal éénmaal de reissom.

Saffraan Reizen is niet aansprakelijk voor zaken die haar in redelijkheid niet kunnen worden toegerekend zoals schade, molest, alsmede feiten of omstandigheden waar reisverzekeringen onder normale omstandigheden dekking voor plegen te verschaffen.

De verplichtingen van de reiziger
De reiziger is verantwoordelijk voor het regelen van de juiste documenten, zoals het paspoort (dat na terugkomst in Nederland nog minimaal 6 maanden geldig moet zijn) en het vliegticket  voor het geval je alleen een landarrangement van ons hebt afgenomen. Ook is de reiziger verantwoordelijk voor de juiste tenaamstelling op het ticket. Als een reiziger niet op reis kan omdat de papieren niet in orde zijn, zijn alle daaruit voortvloeiende kosten voor de reiziger.
Restitutie van de reissom is in dit geval niet mogelijk. Ook eventuele kosten voor het  aanpassen van bestaande tickets of het aanschaffen van nieuwe tickets die hiervan het gevolg zijn, zijn voor de reiziger.
Saffraan Reizen verwacht van een reiziger dat deze fysiek en mentaal in staat is de reis te maken. Als dit niet het geval is en de reis daardoor moet worden afgebroken of aangepast, zijn eventuele kosten hiervan voor de reiziger. Natuurlijk doet Saffraan Reizen in dit geval haar uiterste best om een zo goed mogelijke oplossing te vinden.
Indien een reiziger een groepsreis zodanig hindert dat een normale uitvoering van de reis niet meer mogelijk is, heeft Saffraan Reizen het recht de reiziger uit te sluiten van het vervolg van de reis. De kosten die hiermee gemoeid zijn zijn voor de reiziger zelf.
De reiziger is zelf verantwoordelijk op afgesproken tijden aanwezig te zijn voor vertrek van het vliegtuig en/of ander transport.
Van een deelnemer aan een groepsreis wordt verwacht dat deze een positieve bijdrage levert aan de reis en het functioneren van de groep.
Van de reiziger wordt verwacht dat deze de aanwezige informatie (dagprogramma, praktische informatie m.b.t. accommodatie, vervoer, klimaat, eventuele wandelingen, kledingvoorschriften, visa, etc.) op de website van Saffraan Reizen voorafgaand aan de reis goed doorgenomen heeft. Ook verwachten we dat de reiziger rekening houdt met de zeden en gewoonten van het gastland en de lokale bevolking en eventuele (kleding)voorschriften respecteert.
De reiziger is verplicht een goede reisverzekering af te sluiten (zie reis- en annuleringsverzekering).

Wijziging en annulering van de reis
Saffraan Reizen heeft het recht een reis te annuleren in de volgende gevallen;
•    Als het minimum aantal deelnemers aan een reis niet is bereikt. Uiterlijk vier weken voor de vertrekdatum informeren we je hierover. We zullen uiteraard een goed alternatief voor de reis proberen te zoeken. Mochten we daar niet in slagen dan krijg je de reissom teruggestort. Dat wil zeggen de reissom exclusief gemaakte kosten zoals visa, vaccinaties, reisverzekeringen en reserveringskosten.
•    Mocht  zich een onvoorziene zeer gewichtige situatie voordoen dan kan Saffraan Reizen de reis annuleren. We zullen ook dan zoeken naar een gepast alternatief. Als eventuele alternatieven niet aanspreken, wordt direct de volledige reissom teruggestort exclusief de gemaakte kosten zoals visa, vaccinaties, reisverzekering en reserveringskosten.
•    Er kunnen zich onvoorziene situaties voordoen waardoor Saffraan Reizen genoodzaakt is de route aan te passen. Indien wij deze informatie hebben vóór de vertrekdatum zullen we de reizigers terstond hierover informeren. Indien zich een routewijziging tijdens te reis voordoet zullen we ter plaatse proberen een adequate oplossing te vinden. 

Tijdens de reis
Niet in al onze bestemmingen zijn zaken even goed georganiseerd. De dingen lopen er soms anders dan in Nederland. Ondanks het feit dat wij vooraf alles goed proberen te regelen kunnen er zich dingen voordoen waar wij geen grip op hebben; een museum is plotseling dicht of heeft de openingstijden gewijzigd, de elektriciteit valt uit, het warme water is op, een hotel is overboekt, of een weg blijkt onbegaanbaar. Dit vraagt een zekere mate van flexibiliteit en incasseringsvermogen van onze reizigers.
Saffraan Reizen werkt in alle landen met lokale agenten, lokale gidsen en/of reisbegeleiders. Hiermee zijn afspraken gemaakt over de uitvoering van de reis. Samen spannen we ons tot het uiterste in om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mochten er tijdens de reis problemen zijn of zaken niet naar wens verlopen laat dit dan ter plekke weten aan de gids, reisbegeleider of reisagent. Zij zijn ter plaatse, hebben de lokale contacten en kunnen dus sneller en makkelijker problemen oplossen. Mocht er iets niet naar verwachting verlopen dan horen wij het liever tijdens de reis dan erna. Op deze manier kunnen wij het probleem wellicht meteen verhelpen. Mocht je er niet uitkomen met de gids, de reisbegeleider of de reisagent neem dan contact op met het kantoor van Saffraan Reizen

Niet tevreden?
Saffraan Reizen doet er, samen met de reisagent en de reisbegeleider(s) alles aan om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mocht je bij thuiskomst toch klachten hebben die de reisagent of de reisbegeleider niet hebben kunnen oplossen, stuur dan binnen drie weken na thuiskomst een brief naar ons kantoor. We zullen onze uiterste best doen alsnog tot een goede oplossing te komen. Mocht je van mening zijn dat de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en partijen samen niet in redelijkheid tot een juiste oplossing kunnen komen, dan kun je je desgewenst tot uiterlijk drie maanden na afloop van de reis wenden tot de bevoegde rechter.